Cómo elegir un paquete de programas
y gestionar un proyecto de GMAO

Fragmentos del estudio de la AFIM sobre la GMAO en Francia

Requisitos

Para implantar con éxito una GMAO se requiere obligatoriamente un análisis previo, detallado y preciso de las necesidades, una definición precisa de los objetivos, una preparación cuidadosa de los participantes y la implicación de todos. Además, esta debe contar con el  impulso de la dirección y la participación del personal de la empresa. Estas premisas permitirán, por una parte, elegir de manera pertinente entre las propuestas del mercado y, por otra, reflexionar sobre  organizaciones más inteligentes y eficaces.

Los estudios realizados a partir de estudiantes en prácticas en el ámbito del mantenimiento o aprendizaje en empresas son muy elocuentes. Cerca del 20% de los mismos eligen, para sus informes finales, temáticas referidas a “elección e implantación de una herramienta de GMAO en nuestra empresa”. Tras 6 meses de concertación y discusiones, en ocasiones complejas, entre los distintos departamentos, se observa que el principal problema de la GMAO no es de orden técnico sino de cambio de cultura, que debe ser validada por todos los departamentos y responsables de la empresa: compras, métodos, fabricación, mantenimiento, nuevas intervenciones,  contabilidad. La mayor parte de las conclusiones de dichos informes conduce casi irremediablemente a una conclusión de fracaso cuando no existe una persona responsable del proyecto de GMAO, aunque se hayan definido claramente las especificaciones y se haya comprado e instalado el software de GMAO. Sucede, igualmente, que el final de las prácticas del estudiante suponga el fin del uso de la herramienta, que sin embargo parecía bien aceptada y prestaba servicios considerados como satisfactorios.

La decisión de dotarse de una herramienta GMAO obliga a analizar las maneras de funcionar de departamentos, que en función de su cometido (compras, métodos, nuevas intervenciones, mantenimiento, gestión) y por razones históricas utilizan sistemas de codificación diferentes para un mismo equipamiento. La evolución de la oferta de GMAO y del mercado lleva al uso de tecnologías nómadas, lo que volverá a poner en solfa las costumbres adquiridas tras la primera instalación.

Es difícil para los responsables elegir de manera duradera y adaptada a la organización. Muchas de las empresas que decidieron invertir en un producto hace diez años están cambiando sus estrategias para optar por paquetes  de software que a la larga acabarán siendo estándar, situación que algunos deploran cuando la comparan con la  ofimática convencional.

¿Qué es una GMAO?

La GMAO forma parte del sistema de información, gestión y manejo de la función de mantenimiento. Pretende conservar  instalaciones y edificios en un estado que puedan responder, en todo momento y de forma eficaz y económica, a las  especificaciones para las que fueron diseñados. La herramienta informática de gestión es una ayuda a la hora de trazar, archivar, analizar y tomar decisiones.

De forma general, la GMAO puede ser una herramienta de ayuda a la toma de decisiones que permite:

• Controlar los costes de las instalaciones a mantener.
• Garantizar la durabilidad del patrimonio.
• Optimizar los medios técnicos y humanos.
• Controlar la preparación de las intervenciones, su planificación y sus costes.
• Optimizar la gestión del stock de repuestos  para reducir el valor del mismo, manteniendo una disponibilidad satisfactoria de las instalaciones.
• Inventoriar las instalaciones técnicas y documentarlas.
• Fiabilizar las instalaciones analizando el feedback formalizado y capitalizado mediante la decisión y la argumentación de planes de acción.

Definir las necesidades reales

Tal y como evidencian los editores de paquetes de software de GMAO, surgen, con cierta regularidad mejoras relativas a la ergonomía de los módulos de consulta, sus capacidades y su potencia (mayor velocidad de tratamiento, bases de datos cada vez más potentes y compatibles con diferentes estándares de datos), mayor número de opciones a la hora de presentar datos sintéticos destinados a los decisores (del quesito que refleja los costes anuales de una instalación a la herramienta decisional opcional).

Los procesadores de los equipos informáticos que soportan las aplicaciones de GMAO mejoran constantemente: hemos pasado de equipos con un ciclo básico inferior a algunas decenas de Mhz a procesadores que funcionan a más de 3 GHz. La evolución de la arquitectura informática ofrece soluciones que van del terminal individual a la red Intranet (o Extranet), pasando por la red cliente-servidor. Es, por lo tanto, posible encontrar un producto que cubra, prácticamente, todos los tipos de necesidades. Los departamentos de mantenimiento que necesitan equiparse se enfrentan a la dificultad de elegir. Para resolverlo deben, en ocasiones, trabajar con el servicio de informática de su empresa o su grupo.

La primera idea que el futuro cliente debe tener en cuenta es que la herramienta sea igual de ergonómica que un teléfono o un destornillador, es decir, que no obligue a tener competencias informáticas. Sin embargo, el apoyo del departamento de informática es esencial cuando se trata de paquetes de software de un cierto calado, ya que requieren tener conocimientos en gestión de bases de datos. La clave a la hora de seleccionar una herramienta informática de GMAO es definir, en primer lugar, las necesidades reales de los usuarios y adquirir únicamente aquellas funciones que resulten útiles a la empresa.

Etapa importante: el pliego de condiciones

Para elegir adecuadamente, hace falta redactar un pliego de condiciones funcional a partir de técnicas de análisis de valor y análisis funcional. Recoger las necesidades en términos de funciones útiles y no en términos de funciones ya definidas.

Como decía LD. Miles, creador del Análisis del valor tras la II Guerra Mundial: “Si deseo obtener un producto, debo obtener las funciones del producto”. Lo que puede traducirse si aplicamos las frases de G. J. Delafolie en su obra sobre el análisis del valor: “¿Qué funciones útiles de GMAO debo comprar? En lugar de: ¿Qué programa de GMAO debo comprar?».

Esta práctica, que se ha convertido en habitual en los estudios de diseño o rediseño de productos industriales o servicios, se adapta perfectamente a la redacción de un pliego de condiciones para una  GMAO.

De no tomarse estas precauciones, y la experiencia nos lo demuestra, el proyecto GMAO terminará en un cajón al no cubrir las  necesidades de los usuarios.

Tal y como dijo Jean-Claude Francastel en el 15º Panorama del software de GMAO, las recomendaciones más importantes son:

• Expresar claramente los objetivos: una GMAO, ¿para qué? ¿para quién? ¿para qué resultados?
• Expresar la necesidad en términos de funciones estrictamente útiles, eliminando las  inútiles.
• Trabajar en grupo pluridisciplinar para realizar un análisis formal de las necesidades y redactar un pliego de condiciones funcional consensuado entre todos los usuarios potenciales.
• No subestimar los medios preliminares a implantar antes de la decisión final.
• Un error u omisión durante la etapa de  redacción del pliego de condiciones es prácticamente irrecuperable una vez adquirido el producto. Corregir o definir nuevas funciones requiere tiempo y supone costes adicionales.
• Pedir a los proveedores preseleccionados referencias de clientes que utilicen sus aplicaciones GMAO. No dudar en acudir a centros donde funcionen estos  programas para conocer la opinión de los clientes usuarios.
• Comprobar la durabilidad de los productos y las capacidades del proveedor para evolucionar en el tiempo: ¿la versión a la venta es a  1.1 o la 9.1?
• Comprobar la capacidad de los vendedores para garantizar el  mantenimiento y prestar asistencia.
• Contemplar un  período de formación para todo el personal (de los trabajadores al máximo responsable técnico de la empresa).
• Comprobar la adecuación entre la organización y el software. Si la organización está suficientemente formalizada, el software debe poder adaptarse a ella. Si, además, ya existe un software de GMAO, habrá que optar por  un programa parametrizable. Finalmente, si la organización no está muy formalizada, es preferible optar por una herramienta informática estructurante.
• El cambio de cultura que impone el uso de una GMAO obliga a un esfuerzo recurrente y supone un desafío estratégico permanente de la empresa. Las exigencias que impone la implantación de una GMAO son comparables a las necesidades para implantar una nueva política de mantenimiento como la Total Productive Maintenance (TPM)® o el mantenimiento basado en la fiabilidad (MBF).
• Optar  preferentemente por  un responsable de proyecto que no pertenezca ni al departamento de producción, ni al de mantenimiento, que se encargue de la perdurabilidad en el uso de la GMAO y que sea el máximo experto de la GMAO o el “líder”, utilizando la jerga anglosajona.

Cambiar las costumbres

Uno de los puntos más difíciles de gestionar es el abandono de las viejas costumbre. A menudo nos topamos con el escepticismo de los usuarios, que suelen decir  «hace 10 años que funcionamos con nuestros métodos, no veo razón para cambiarlos».

El feedback de las empresas que han optado por una herramienta informática de GMAO se caracteriza por dos actitudes muy diferenciadas:

a) Cuando las empresas (PYME) carecen de capacidades o de las competencias necesarias entre sus empleados, los responsables deben tomar una decisión subjetiva en función de los argumentos y propuestas de los vendedores de paquetes de software de GMAO. En tal caso, los riesgos son altos: el producto puede responder solo parcialmente a las necesidades de la empresa. Puede resultar caro de utilizar y mantener. Los retrasos de producción generados por funcionamientos erróneos del programa pueden dañar la imagen de la empresa y provocar pérdidas en la  cuota de mercado.

b) Si la empresa cuenta con  medios internos o externos para redactar el pliego de condiciones funcional, esto la protege, en parte, de tomar decisiones erróneas respecto a las funciones elegidas para cubrir sus necesidades. La ventaja de este método, intensivo en tiempo y dinero durante la fase de especificación, es poder disponer de múltiples respuestas ante las ofertas recibidas basadas en el pliego de condiciones funcional del cliente. La decisión de compra definitiva, a menudo adoptada por un comité ad hoc, permite minimizar los riesgos ulteriores gracias a una valoración pluridisciplinaria.

El uso de programas de tratamiento de texto está más que generalizado en todos los sectores económicos, y eso a pesar de las  reticencias iniciales ante la novedad de la pantalla, el teclado y el ratón. La introducción en las empresas de una herramienta de GMAO no escapa a la regla.

Hay que preparar al personal para este cambio gradual de mentalidad en sus actividades, fijar objetivos a corto plazo y, sobre todo, informar periódicamente de las mejoras de productividad derivadas del uso de la  herramienta de GMAO. Es fundamental que las personas que alimentan en datos los programas de GMAO perciban el beneficio y se den cuenta que los esfuerzos que se les exigen son estratégicos para la empresa.

Solo de este modo el trabajo realizado por todas las categorías profesionales de la empresa serán un éxito. La mejor prueba de la buena implantación de  una GMAO se da cuando falla el sistema informático y no se puede acceder a los equipos de una instalación industrial. En tal caso, el personal se ve privado de su  herramienta de trabajo por lo que se paraliza el funcionamiento del equipo.

Una herramienta informática de GMAO que cubra las necesidades de una empresa debe ser igual de necesaria que el teléfono o la caja de herramientas del operario de mantenimiento.

Encuesta de satisfacción de los usuarios de GMAO

Los contactos de la AFIM con las distintas asociaciones de mantenimiento encargadas de realizar la encuesta entre los usuarios de herramientas de GMAO nos permiten, gracias a su amable autorización, recuperar los elementos esenciales de sus resultados. Este estudio ha sido realizado, en el marco de los Clubs júnior de mantenimiento, por Damien VUJICIC y David DIJON, estudiantes del Máster en Ingeniería de servicios industriales – Especialidad en Gestión técnica y mantenimiento, del Instituto Universitario Profesionalizado de Sénart (Universidad Paris XII).

Primera constatación: el grado de satisfacción de los usuarios y el retorno de la inversión es muy contrastado. La mayoría de encuestados consideran que han obtenido beneficios, mayores o menores, gracias al uso de la GMAO. Sin embargo entre el 20% y el 40% de ellos son incapaces de identificar si la implantación de la GMAO ha supuesto mejoras. El 20% de las respuestas pone en evidencia que se dimensionó más la implantación de la GMAO.

Las respuestas demuestran que los factores de éxito de una implantación de GMAO dependen de la implicación de la dirección, la correcta elección del software de GMAO y una formación eficaz del personal.

Asimismo, las respuestas indican que quienes están considerando la eventualidad de sustituir su antigua GMAO o actualizarla conceden más importancia a la correcta elección del software de GMAO y no consideran la formación sobre el programa como un factor de éxito importante.

Cuadros recapitulativos de la encuesta

(atención: la suma de las respuestas no alcanza el 100% ya que algunas empresas no respondieron a todas las preguntas)

Cuadro I: beneficio generado por una GMAO