Funcionalidades de una solución de GMAO dedicada a las administraciones públicas y los entes locales

Optimizar la gestión del stock

• Piezas de recambio, consumibles, herramientas, EPI clasificados en arborescencias y vinculados a los equipamientos.
• Ficha estructurada por artículo: características, cuentas de imputación, ubicaciones de almacenamiento, condiciones de los proveedores, etc.
• Modos de gestión por lote o por número de serie para el seguimiento cualitativo de algunos artículos: lote del constructor, fechas de caducidad, intercambio de elemento material, seguimiento de reparables.
• Gestión automatizada del stock: ajuste de las cantidades y del reaprovisionamiento de acuerdo con los movimientos de inventario, reservas, entradas/salidas, transferencias almacenes, etc. en relación con los procesos de obra y las compras.

Organización de los recursos internos

• Seguimiento de la actividad a través del proceso de intervención (peritaje técnico, operaciones realizadas, movimientos de artículos, duración de la intervención, etc.).
• Medición del tiempo transcurrido más allá de las intervenciones (desplazamientos, formación, limpieza, etc.).
• Planificación gráfica de los recursos y el material: asignación de intervenciones mediante una cesta, desplazamiento y permuta de los recursos o los medios materiales mediante «arrastrar y soltar», personalización según el contexto de la actividad: tratamiento de los calendarios de disponibilidad y las habilitaciones.
• Interoperabilidad de la planificación con las aplicaciones de gestión de recursos humanos.

Gestión de subcontrataciones

• Gestión de todo tipo de solicitaciones: compra de prestaciones puntuales, suscripción de contratos de servicios (telefonía, control de acceso, ascensores, espacios verdes, etc.), negociación de contratos a precio predefinido.
• Medición objetiva del rendimiento y la rentabilidad de sus subcontrataciones.
• Portal de acceso personalizado y menú adaptado según las misiones de cada prestatario.

Implicación de los ciudadanos y asociaciones

• Parte de anomalías, petición de obras y corrección de deterioros por parte de los ocupantes, directamente desde el portal de la colectividad.
• Interconexión con su gestión de clientela (e-GEE, etc.).

Realizar las intervenciones

• Proceso de intervención adaptado a su organización: etapas de calificación, preparación, planificación, realización, recepción de las obras (firma).
• Se gestionan todas sus actividades: cambios de fuentes de iluminación, traslados, rehabilitación, obras nuevas, etc.
• Automatización de la ejecución del mantenimiento preventivo y reglamentario: programación optimizada del mantenimiento preventivo.
• Tratamiento de los datos procedentes de la plataforma IoT integrada en CARL Source.
• Programación de las intervenciones y las obras plurianuales (macro-planificación, alertas).
• Visión gráfica e interactiva de la planificación de las intervenciones.
• Integración automática de los informes de los organismos de control.

Administrar las compras

• Identificación de los proveedores: contactos, condiciones de pago, volumen de negocio, indicadores cualitativos, seguimiento de retrasos, etc.
• Formalización de pedidos de compra de piezas o prestaciones.
• Ejecución de la cadena de compra dentro del SIGF (CIRIL, CORIOLIS, SEDIT, etc.) interconectado mediante conectores de intercambios: proceso completo del pedido a la facturación.
• Uso de distintos tratamientos: pedidos de compra multiproveedor, compra a partir de una referencia única, control de superaciones del presupuesto, regularizaciones, etc.

Analizar la actividad

• Portal de inicio personalizable (memos, informes, funciones favoritas, planos, indicadores por viñetas o gráficos, etc.) en relación con el perfil del usuario (administradores, ocupantes, prestatarios, servicios técnicos internos, ciudadanos, etc.) para facilitar el acceso a la información y la toma de decisiones.
• Búsqueda de texto completo personalizable (datos o funciones) para acelerar la navegación.
• Completa biblioteca de informes de edición y de análisis, que puede enriquecerse gracias a un asistente: cuadros de mando de la actividad, clasificación alfabética de los costes de intervención por lotes técnicos o edificios, satisfacción de los ocupantes (reactividad, SLA, etc.), seguimiento de los consumos, coste por metro cuadrado, disponibilidad de los locales, etc.
• Composición personalizable de los cuadros de mando mediante indicadores estándar o personalizados en relación con los perfiles: administrador, ocupantes, prestatarios, servicios técnicos internos, etc.
• Análisis temáticos sectoriales de la actividad basados en mapas y planos (ej.: ocupaciones de los locales, etc.), adaptables a las necesidades.
• Gestión de los costes organizada por ejercicios, según los tres ejes del modelo contable: contabilidad analítica, control de gestión, contabilidad pública.

Opción Control-S para el mantenimiento técnico – legal

CARL Source está conectado a las plataformas de los principales organismos de control: Apave, Bureau Veritas, Dekra, Socotec para gestionar el mantenimiento técnico – legal:

• Integración de los informes de comprobación técnico – legal directamente en la solución CARL Source.
• Biblioteca y trazabilidad de los informes de los organismos.
• Creación automatizada de las intervenciones a efectuar para retirar las reservas.
• Generación de informes e indicadores de gestión para optimizar el seguimiento de la actividad técnica – legal.