Dentaid revoluciona su mantenimiento mediante el GMAO: eficiencia, control y auditorías sin papel

Dentaid es una empresa española líder en investigación y desarrollo de soluciones para la salud bucal, con un propósito claro: promover y mejorar la salud bucal de las personas durante toda su vida.

Lo hace a través de la investigación, la divulgación del conocimiento y el desarrollo de productos innovadores, ofreciendo soluciones eficaces y avaladas por la ciencia con un enfoque integral que engloba el cuidado, la prevención y el tratamiento.
Para ello, cuenta con el Dentaid Research Center, un centro de referencia internacional donde un equipo multidisciplinar de expertos investiga el microbioma oral y desarrolla soluciones avanzadas para la prevención y el tratamiento de diversas patologías bucales.

Los productos para la salud bucodental Dentaid

Dentaid es responsable de marcas líderes en el sector, como VITIS, INTERPROX, PHB, PERIO·AID, XEROS Dentaid, DESENSIN y HALITA, con las que está presente en más de 60 países. Además, cuenta con filiales en Alemania, Bélgica, Chile, Colombia, España, Holanda, Italia Luxemburgo, México y Perú.

Con la finalidad de gestionar de manera más fluida y eficiente las operaciones de mantenimiento e ingenería de sus dos plantas de producción en Barcelona, Dentaid incorporó en 2019 CARL Source como su software de gestión de mantenimiento.

La transición estratégica de Dentaid a la GMAO

Dentaid, como empresa del sector salud, debe equilibrar su actividad y mantenimiento con una estricta regulación que implica constantes auditorías. Por ello, la transición de un mantenimiento en Excel a un Sistema de Mantenimiento Asistido por Ordenador (GMAO) se convirtió en una necesidad estratégica. Para llevar a cabo esta digitalización, la empresa estableció criterios claros para seleccionar un sistema que cumpliera con sus altos estándares y requisitos. La búsqueda se enfocó en una solución que:

Facilitara la Usabilidad para Técnicos de Mantenimiento: un sistema amigable que se integrara sin problemas en las tareas cotidianas de los técnicos, siendo ellos la columna vertebral de las operaciones de mantenimiento.

Integración con sistemas existentes: un sistema que pudiese convivir comunicarse con el resto de sistemas del área, incluyendo SAP para contabilidad y compras, y sistemas de garantía de calidad. Asegurando una operatividad sin interrupciones y la continuidad en el flujo de trabajo.

Centralización de información: una plataforma que pudiera recopilar la información y data trail de los distintos actores y consolidara toda la información relevante en un único sistema, optimizando la gestión y facilitando la toma de decisiones.

Conformidad reglamentaria: un software que no solo cumpliera con las normativas de la industria, sino que también facilitara el cumplimiento de los rigurosos estándares de la empresa en cuanto a garantía de calidad y requerimientos IT.

Flexibilidad y adaptabilidad: un GMAO altamente configurable con el que poder ajustar la usabilidad y funcionalidades disponibles a los requerimientos de los distintos usuarios y departamentos involucrados.

Jonathan Iglesias, Responsable de Ingeniería y Mantenimiento Producción: «Las auditorías ya no suponen una preocupación para nuestra compañía. A la hora de una visita, abro mi ordenador y proporciono al auditor la información que necesita. De hecho, los auditores recurrentes reconocen la eficiencia del sistema GMAO y solicitan directamente los datos específicos. Llevo cuatro años sin utilizar papel en una auditoría: toda la información es trazable, validada, firmada y accesible en tiempo real. En una empresa que opera bajo normativa farmacéutica, esto sin duda es una ventaja.»

Dentaid en cifras

Implementación exitosa del GMAO en Dentaid

La transición al GMAO se llevó a cabo de manera meticulosa y eficiente, definiendo fases, objetivos y criterios de calidad para garantizar su uso óptimo en el futuro, con el apoyo de un consultor experto de CARL.

Constitución de equipos y parametrización inicial

Al iniciar el proyecto, se creó un equipo de trabajo para la parametrización del sistema. Esta etapa fue clave para establecer una estructura organizada y efectiva que facilitó los trabajos posteriores. Se trabajó incluso en conseguir una mejor nomenclatura en la codificación de las máquinas, para garantizar búsquedas lo más rápidas posibles durante el trabajo.

Fases de prueba y validación

El proceso de despliegue se ejecutó en varias etapas utilizando hasta cuatro bases de datos distintas durante el proceso (test, ensayo y movilidad, validación y producción). Tras una transcripción de datos exitosa y pruebas substanciales en las bases de datos pertinentes, se procedió a realizar pruebas en tiempo real en un centro industrial seleccionado.

Transición Digital y Formación

El 4 de abril de 2019 se produce un hito con la primera intervención en el sistema, consolidando la transición total a operaciones digitales y eliminando el uso de papel desde su puesta en marcha. La adaptación fue ágil gracias a manuales, formación y el uso del módulo móvil CARL Touch, que se convirtió en la herramienta clave para los técnicos. Además, al finalizar la implementación, el administrador ya dominaba el software, lo que facilitó aún más el proceso. En solo un mes, trabajar sin la herramienta resultaba impensable para la mayoría.
El proyecto inicial incluía solo correctivo y preventivo, al terminar el despliegue se había decidido añadir mejoras, ajustes y controles de cambios. Pasando de 2 a 5 workflows de trabajo.
«A partir de ahí, se fueron incorporando progresivamente nuevas funciones, como la gestión de proyectos, el control de cambios en garantía de calidad y la administración de contratos. Esto fue posible porque los propios usuarios identificaron el potencial del sistema.», comenta el cliente.

Día a día en el trabajo

Cada día, el técnico revisa las intervenciones abiertas y planifica el trabajo con su equipo a través de la aplicación. El coordinador supervisa tareas y ajusta la jornada según los indicadores visuales de carga de trabajo. Como administrador, Jonathan monitorea proyectos y costos. En definitiva, hemos:

Optimizado procesos.

Reducido tiempos de revisión y aprobación.

Mejorado la gestión del mantenimiento diario.

Facilitado la programación y detección de mejoras en la planificación.

Simplificado la colaboración entre equipos.

Incrementado la precisión y cumplimiento de los budgets.

Eliminado la incertidumbre ante una auditoría.

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GMAO para la industria farmacéutica

Resultados: Eficiencia operativa, control de costos y mantenimient proactivo

Uso del software de mantenimiento y gestión de equipos CARL Source.

Desde su implementación, el sistema ha funcionado impecablemente, sin interrupciones significativas o rechazos por parte de los técnicos. Una adopción amplia y exitosa que puede atribuirse a la gran involucración de los equipos de Dentaid durante todo el proceso de despliegue, a la meticulosa planificación y ejecución de cada etapa del proceso y a la continua mejora, ajuste y ampliación de las funcionalidades que permite usar CARL.
Jonathan Iglesias explica: “Con CARL gestionamos mantenimiento preventivo y correctivo, mejoras, controles de cambio en el entorno industrial, proyectos, equipos sujetos a calibración, presupuesto y control de gastos del área, así como contratos de mantenimiento y regulaciones legales relacionadas con equipos bajo la jurisdicción de ingeniería. Utilizo todos los módulos«.

Desde 2019 se han ejecutado más de 35,000 intervenciones que han sido monitoreadas y gestionadas eficientemente desde a CARL.

« Toda la información es trazable, validada, firmada y accesible en tiempo real. En una empresa que opera bajo normativa farmacéutica, esto sin duda es una ventaja. »

Jonathan Iglesias, Responsable de Ingeniería y Mantenimiento Producción, DENTAID.

Resultados: Eficiencia operativa, control de costos y mantenimient proactivo

La flexibilidad del sistema ha permitido a Dentaid personalizar y definir con precisión la vida útil de los componentes, anticipándose a posibles averías y optimizando los planes de mantenimiento preventivo, una acción que a la larga ha evitado desgastes innecesarios y ha prolongado la vida útil de las máquinas.

La capacidad de monitorizar equipos que funcionan las 24 horas, les ha permitido actuar de manera proactiva ante cualquier desviación, limitando así los parámetros operativos y reduciendo significativamente los tiempos de parada. El software ha facilitado la identificación de patrones y síntomas recurrentes en las máquinas, lo que ha llevado a una estrategia de mantenimiento más anticipada y precisa, minimizando las intervenciones correctivas. Además, han incorporado indicadores de disponibilidad y tasa de realización, que les ayudan a ajustar y planificar mejor las estrategias de mantenimiento, mejorando así la disponibilidad del equipo y elevando el EOE global de la planta.

Los escritorios de cada perfil han permitido optimizar y facilitar el trabajo de cada actor de la cadena, desde el operario hasta el departamento de garantía de calidad.

El GMAO ha tenido también un impacto en la gestión financiera y de contratación. A pesar del aumento en consumibles, se ha logrado mantener los gastos de mantenimiento controlados. Monitorizando activamente la evolución de los costos, permitiendo ajustes proactivos y una planificación presupuestaria más precisa, evitado desviaciones en los presupuestos o, en su defecto, controlado perfectamente dentro de la desviación prevista.

Este control minucioso ha facilitado una gestión de inventario más eficiente, reduciendo la necesidad de mantener una gran cantidad de repuestos en stock y los costes pasivos inmovilizados que conllevan.

Con CARL también se ha mejorado la comunicación interdepartamental. Por ejemplo, el departamento de garantía de calidad ahora puede acceder directamente a los datos que necesitan sin tener que depender de otros equipos, facilitando una transmisión de información más fluida y eficaz.

La personalización y la monitorización en tiempo real han sido elementos cruciales en la contención de los costes y en la optimización de los procesos. Además, la capacidad de prever y ajustar ha mejorado notablemente, permitiendo una mejor anticipación a los problemas potenciales.

En resumen, la integración de CARL Source en sus operaciones no solo ha impulsado la productividad y la eficiencia, sino que también ha permitido una gestión más estratégica y proactiva.

Nuestra solución de mantenimiento de equipos para la industria: CARL Source Factory

CARL Source Factory es nuestra solución de GMAO dedicada al sector industrial. Ha sido diseñada para garantizar las mejores condiciones de funcionamiento de los equipos y edificios industriales, así como la seguridad de su personal. Le permite gestionar en tiempo real las actividades de mantenimiento, las nuevas obras y los diagnósticos reglamentarios, así como dirigir sus contratos conciliando el control de la calidad y el control presupuestario. Diseñada en colaboración con los principales actores de la industria, esta solución le permitirá afrontar los retos de la Industria 5.0.

CARL Source Factory | Software GMAO dedicado a la industria