Cómo escoger una aplicación de GMAO y dirigir un proyecto

Obviamente, no existe una solución única y cada empresa debe considerarse como un caso concreto. A fin de ayudarle en su búsqueda de una aplicación de GMAO, le presentamos a continuación un extracto de la 22. a perspectiva sobre la GMAO(22ième panorama de la GMAO). Se trata de un estudio independiente realizado por la AFIM (Asociación francesa de ingenieros y responsables de mantenimiento), de la que es socio CARL Software, dentro de la red de Mantenimiento.

Además, le proponemos descubrir los vídeos breves sobre experiencias de GMAO así como una selección de artículos de prensa sobre proyectos, en ámbitos de actividad muy variados.

CARL Software, especialista en software de GMAO y Asset Management desde hace 25 años, ha sido pionera en este ámbito y es, en la actualidad, el líder europeo. Haga clic aquí para descubrir las soluciones que ofrece CARL Software.

Véase también «Experiencias de GMAO»

Fragmentos del estudio de la AFIM sobre la GMAO en Francia

Requisitos previos

Para lograr el éxito del proyecto, la implantación de una solución de GMAO requiere necesariamente un análisis previo, profundo y detallado, de las necesidades, una definición precisa de los objetivos, una preparación cuidadosa de los actores y la implicación de todos. De hecho, tal proceso debe llevarse a cabo bajo el impulso de la dirección y con la participación del personal de la empresa. Estos requisitos previos permitirán, por un lado, hacer la elección pertinente dentro de las propuestas del mercado y, por otro lado, reflexionar sobre las organizaciones más inteligentes y eficaces.

Las estadísticas obtenidas entre estudiantes que realizan sus prácticas en el ámbito del mantenimiento o su aprendizaje en empresa son muy elocuentes. De hecho, podemos decir situar en torno al 20% el porcentaje de sujetos bajo «selección e implementación de una herramienta de GMAO en nuestra empresa». Tras seis meses de concertación y discusiones a veces difíciles entre los diferentes servicios, constatamos que el problema principal de la GMAO no es un problema técnico, sino que requiere un cambio de mentalidad que debe ser aceptado por todos los servicios y responsables de la empresa: compras, métodos, fabricación, mantenimiento, trabajos nuevos y contabilidad. La mayoría de conclusiones de estos informes de prácticas llega casi irremediablemente a la constatación de fracaso cuando no hay nadie específicamente nombrado para garantizar la responsabilidad de un proyecto de GMAO, aun cuando el pliego de condiciones haya sido claramente establecido y se haya adquirido e instalado una solución de GMAO. Ocurre además que la marcha del estudiante marca el final del uso de la herramienta, mientras que este parecía bien aceptado y sus servicios se consideraban satisfactorios...

La decisión de invertir en una herramienta de GMAO cuestiona los hábitos adquiridos por los diferentes servicios de la empresa, que utilizan, por motivos históricos, sistemas de codificación diferentes para un mismo equipamiento en función de su ámbito de especialización propio (compras, métodos, trabajos nuevos, mantenimiento o dirección). La evolución de la oferta de GMAO y del mercado camina hacia el uso de tecnologías móviles, lo que llevará a cuestionarse nuevamente los hábitos adoptados desde la primera instalación.

Siempre es difícil para el responsable de las decisiones tomar una decisión duradera en el tiempo y adaptada a su empresa. Numerosas empresas que decidieron invertir hace diez años en un producto están cambiando sus estrategias para adoptar aplicaciones informáticas que, en un futuro, se conviertan en estándares de hecho, situación que algunos consideran lamentable, estableciendo un paralelismo con la ofimática convencional.

¿Qué es una solución de GMAO?

La solución de GMAO forma parte del sistema informático, de gestión y pilotaje de la función de mantenimiento, que tiene por objetivo mantener las instalaciones y los edificios en un estado tal que puedan responder constantemente a las especificaciones para las que fueron diseñados, de forma eficaz y económica. La herramienta informática de gestión es, por tanto, una ayuda para rastrear, archivar, analizar y tomar decisiones.

Por seguir en el marco general, la GMAO puede por tanto ser una herramienta de ayuda a la toma de decisiones que permita:

  • Controlar los costes de las instalaciones por mantener
  • Asegurar la continuidad del patrimonio.
  • Optimizar los medios técnicos y humanos de mantenimiento.
  • Controlar la preparación de las intervenciones, su planificación y sus costes
  • Optimizar la gestión de existencias de piezas de repuesto a fin de reducir el valor de dichas existencias, manteniendo la disponibilidad satisfactoria de las instalaciones
  • Realizar un inventario de las instalaciones técnicas y documentarlas
  • Aumentar la fiabilidad de las instalaciones a través de un análisis formalizado y capitalizado de las opiniones de los usuarios, así como de la aprobación y la argumentación de planes de acción


Definir las necesidades reales

Como demuestran los editores de software de GMAO, periódicamente constatamos cambios que afectan a la ergonomía de los módulos de consulta, a sus capacidades y potencia (mayor velocidad de las operaciones y bases de datos cada vez más potentes y compatibles con diversos estándares de datos), así como a la gran variedad de elección en lo que respecta a la presentación de información sintética orientada a los responsables de la toma de decisiones (desde los gráficos sectoriales que reflejan los costes anuales de una instalación determinada, hasta la herramienta de toma de decisiones opcional).

La evolución de los procesadores informáticos que sirven de base a las aplicaciones de GMAO es continua, puesto que hemos pasado de equipos de ciclo básico inferior a unas decenas de MHz a procesadores que funcionan a más de 3 GHz. La evolución de la arquitectura informática ofrece soluciones que van desde el puesto único hasta la red de intranet (o extranet), pasando por la red cliente/servidor. Es posible así encontrar un producto que cubra prácticamente todos los tipos de necesidades. El servicio de mantenimiento que requiere equiparse no tiene más que preocuparse por la elección, aunque a menudo deberá tener en cuenta el servicio y la política informáticos de su empresa o su grupo.

La primera recomendación que el candidato a la adquisición de una solución de GMAO debe tener en mente es que la herramienta deberá utilizase en el plano ergonómico como un teléfono o un destornillador, sin necesidad de competencias informáticas. Sin embargo, el apoyo negociado del servicio informático es crucial para las aplicaciones informáticas potentes, para las que es interesante disponer de competencias en materia de base de datos. La palabra clave para conseguir una aplicación informática de GMAO es definir en primer lugar las necesidades reales de los usuarios, comprando solo las funciones útiles para la empresa.

Etapa importante: el pliego de condiciones

Ello pasa obligatoriamente por la elaboración de un pliego de condiciones, utilizando las técnicas de análisis del valor y análisis funcional para poder redactar igualmente el pliego de condiciones funcional. En este, se definen las necesidades en términos de funciones útiles y no en términos de funciones ya definidas.

Como subraya L.D. Miles, creador del Análisis del valor tras la Segunda Guerra Mundial: «Si no puedo conseguir un producto, debo obtener las funciones del producto». Lo que se puede resumir trasponiendo las palabras de Delafolie en su obra sobre el Análisis del valor: «¿Cuáles son las funciones útiles para la GMAO que voy a comprar? Y no tanto ¿qué aplicación de GMAO voy a comprar?».

Esta práctica ya corriente en los estudios de diseño o rediseño de productos industriales o de servicios se adapta perfectamente a la GMAO para definir el pliego de condiciones.

Sin tomar dichas precauciones, como demuestra la experiencia, numerosos proyectos de GMAO quedan relegados al fondo del cajón, ya que no satisfacen las necesidades de los usuarios.

Como subraya Jean-Claude Francastel en la 15.a perspectiva de aplicaciones informáticas de GMAO, las recomendaciones más importantes son las siguientes:

  • Expresar claramente sus objetivos: ¿una solución GMAO para qué?, ¿para quién?, ¿qué resultado se espera?
  • Expresar la necesidad en términos de funciones estrictamente útiles y eliminar las funciones inútiles.
  • Trabajar en un grupo multidisciplinar para realizar un análisis formal de las necesidades y redactar un pliego de condiciones funcional que sea objeto de consenso entre todos los posibles usuarios.
  • No subestimar los medios preliminares que deberán movilizarse antes de la decisión final.
  • Un error u omisión cometido durante la fase de redacción del pliego de condiciones es prácticamente irrecuperable una vez realizada la compra del producto. Ello contribuye a generar retrasos y costes adicionales para aportar correcciones o definir nuevas funcionalidades de la aplicación informática.
  • Solicitar a los proveedores preseleccionados que faciliten referencias de clientes o de que sus aplicaciones de GMAO funcionan. No hay que dudar en desplazarse a los sitios en los que funcionan dichas aplicaciones informáticas para conocer la opinión de los clientes que las explotan.
  • Comprobar la continuidad de los productos y las capacidades del proveedor a lo largo del tiempo: ¿la versión vendida es la versión 1.1 o la versión 9.1?
  • Comprobar la capacidad de los vendedores para asegurar su mantenimiento y asistencia.
  • Prever un periodo de formación de todo el personal (desde los obreros hasta el mayor responsable técnico de la empresa).
  • Comprobar la adecuación entre la organización y la aplicación informática. Si la organización está lo suficientemente formalizada, la aplicación informática debe poder adaptarse. Si, además, ya existe una solución de GMAO, habrá que decidirse entonces por una aplicación informática configurable. Por último, si la organización no está muy formalizada, entonces es posible jugar con el efecto estructurador de la aplicación informática.
  • El cambio de mentalidad que requiere la GMAO exige esfuerzos que se inscriben en el tiempo y debe constituir una apuesta estratégica duradera en la empresa. Las exigencias de implementación de una solución de GMAO son del mismo tipo que las requeridas para instaurar una nueva política de mantenimiento, como la Total Productive Maintenance (TPM®), o que el mantenimiento basado en la fiabilidad (MBF).
  • Escoger preferentemente un jefe de proyecto independiente de los servicios de producción y mantenimiento que pueda asegurar la continuidad de la aplicación GMAO y que sea el «campeón» o líder de la misma, por retomar la terminología anglosajona.

Cambiar de hábitos

Uno de los puntos más difíciles de solucionar es conseguir perder los antiguos hábitos. De hecho, habrá que chocarse a menudo con el escepticismo de los usuarios que, a menudo, dicen que «llevamos 10 años trabajando con nuestros métodos, y no vemos por qué tendríamos que cambiar».

Las opiniones de empresas que hayan optado por una solución informática de GMAO se caracterizan por dos actitudes muy distintas:

a) Cuando las empresas (PYMES) no disponen de capacidades de especialización o de las competencias necesarias entre sus empleados, los responsables se ven obligados, en la mayoría de casos, a tomar una decisión a menudo subjetiva en función de los argumentos y propuestas que les hacen los vendedores de software de GMAO. Los riesgos se hacen entonces importantes: el producto solo responde parcialmente a las necesidades de la empresa. Puede resultar caro de explotar y mantener. Los retrasos en la producción provocados por el mal funcionamiento de la aplicación informática pueden llevar a la empresa a ver deteriorada su marca y a exponerse a perder cuotas de mercado.

b) Cuando la empresa dispone de los medios propios o externos para elaborar el pliego de condiciones funcional, este la protege en cierta medida de las malas decisiones funcionales en relación con sus necesidades. La ventaja de este método, costoso en tiempo y dinero durante la fase de especificación, es poder disponer de respuestas múltiples con motivo de las licitaciones basadas en el pliego de condiciones funcional del cliente. La decisión de compra definitiva, tomada en general por una comisión ad hoc, permite reducir los riesgos posteriores, gracias a una valoración multidisciplinar.

El uso de procesadores de texto se ha impuesto en todos los sectores económicos, a pesar de las reticencias iniciales ante la novedad de una pantalla, un teclado y un ratón. La introducción en las empresas de una herramienta de GMAO no escapa a esta norma.

Hay que preparar al personal para el cambio gradual de mentalidad en sus actividades, fijarse objetivos a corto plazo y, sobre todo, informarlos periódicamente sobre el aumento de productividad obtenido con la herramienta de GMAO. Es fundamental que las personas que introducen los datos en las herramientas de GMAO perciban sus repercusiones y constaten que los esfuerzos que se les piden resultan estratégicos para la empresa.
Solo así, los esfuerzos emprendidos en todas las categorías del personal serán coronados por el éxito. La mejor prueba de la buena implantación de una solución de GMAO se constata cuando falla el sistema informático y no puede accederse a las funciones de los equipamientos de una instalación industrial. Todo el personal se ve entonces privado de la herramienta de gestión de sus inversiones y el funcionamiento corre el riesgo de verse paralizado durante varias horas.

Una aplicación informática de GMAO que responda a todas las necesidades de la empresa debe ser tan indispensable como el teléfono o la caja de herramientas del técnico de mantenimiento.

Encuesta de satisfacción entre usuarios de la GMAO

Los contactos de la AFIM con las diversas asociaciones de mantenimiento que han realizado encuestas entre los usuarios de herramientas de GMAO nos permiten, gracias a su amable autorización, reproducir los elementos clave de sus resultados. El estudio ha sido realizado en el marco de los Clubes junior de mantenimiento por Damien Vujicic y David Dijon, estudiantes de la Licenciatura en Ingeniería de Sistemas Industriales, Especialidad de Gestión Técnica y Mantenimiento del Instituto Universitario Profesional de Sénart (Universidad Paris XII).

Primera constatación: el grado de satisfacción de los usuarios y de rentabilidad de la inversión es muy dispar. La mayoría de los encuestados consideran que se han obtenido beneficios mayores o menores gracias al uso de la GMAO. Sin embargo, entre el 20% y el 40% de los entrevistados fueron incapaces de identificar si la implantación de la GMAO les había aportado mejoras. El 20% de las respuestas demuestra que la implantación de la GMAO se proyectó mal.

Las respuestas demuestran que los factores de éxito de la implantación de una solución de GMAO dependen de la implicación de la dirección, de la elección correcta de la aplicación de GMAO y de una formación eficaz del personal.

Las respuestas indican que entre aquellos que prevén sustituir su antigua solución de GMAO o una actualización de la misma, dan más importancia a la buena elección de la aplicación de GMAO y no consideran la formación en la misma como un factor importante de éxito.

Tablas resumen de la encuesta

Tabla I: Beneficios obtenidos con una solución de GMAO

Beneficios obtenidos con una solución de GMAO Muy significativos
%
Significativos
%
Ninguno
%
No contesta
%
Reducción de la mano de obra 9,2% 37,5% 31% 11.5%
Reducción de los costes de los materiales 11,5% 43,7% 20,7% 13,8%
Aumento de la disponibilidad 21,8% 33,3% 25,3% 9,2%
Aumento de la fiabilidad 21,8% 35,6% 24,1% 8%
Mejora del control de costes 44,8% 26,4% 16,1% 2,3%
Mejora de la opinión 46,6% 18,4% 23% 2,3%
Mejora de la planificación y el mantenimiento 32,2% 36,8% 18,4% 2,3%
Mejora del tiempo de mantenimiento efectivo 37,9% 32,2% 16,1% 2,3%
Mejora de la gestión de piezas de repuesto 24,1% 37,9% 23% 4,6%


Tabla II: Los dos factores más importantes del éxito de la implantación de la solución de GMAO
¿CUÁLES SON LOS DOS FACTORES MÁS IMPORTANTES QUE HAN CONDUCIDO AL ÉXITO DE LA IMPLANTACIÓN DE SU SOLUCIÓN DE GMAO?

Factor % que cita el factor como el más importante % que cita el factor como el segundo más importante % que cita el factor como el primero o el segundo más importante
Implicación de la dirección 20% 26% 46%
Elección de la aplicación informática de GMAO adecuada 23% 12% 35%
Formación eficaz 9% 16% 25%
Rentabilidad de la inversión 14% 10% 24%
Presupuesto asignado 5% 14% 19%
Cambio de mentalidad promovido por la dirección 11% 8% 19%
Gestión eficaz del grupo de proyecto 9% 10% 19%
Asistencia técnica del proveedor de la aplicación informática 9% 4% 13%


Tabla III: Principales razones que han conducido a cambiar o adquirir una aplicación informática de GMAO
¿CUÁL HA SIDO LA PRINCIPAL RAZÓN PARA CAMBIAR O ADQUIRIR UNA APLICACIÓN INFORMÁTICA DE GMAO?

Razón Porcentaje
Aumentar el rendimiento del mantenimiento 25%
Aumentar las funcionalidades 18,4%
Integrar el mantenimiento con el resto de funciones de la empresa 10,3%
No sabe 9,2%
El proveedor ya no se encarga del servicio posventa para la antigua aplicación de GMAO 2,3%
Adecuarse a las normas internas de la empresa 2,2%


Estudio realizado entre otros por Jean-Claude Francastel, Gilles Zwingelstein y Francis Vasse

© AFIM 2007